Privacyverklaring AVG – Nederlandse Gereformeerde Kerk Gouda

Versie 2.0 – Juni 2025

I. ALGEMEEN

Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft ook de rechten die een betrokkene heeft met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.

Over de Nederlandse Gereformeerde Kerken

De organisatie van de Nederlandse Gereformeerde Kerken is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft ruimte aan de kerken om in overeenstemming met hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken. De Nederlandse Gereformeerde Kerken bestaat uit lokale gemeenten. De NGK Gouda maakt deel uit van dit landelijke verband.

Grondslag verwerken persoonsgegevens

Voor het verwerken van persoonsgegevens in verschillende registraties, publicaties e.a. doen wij een beroep op de behartiging van een gerechtvaardigd belang, te weten het binnenkerkelijk gebruik om als kerkgemeenschap te kunnen functioneren.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens

U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacy rechten en gegevensbescherming op orde zijn door privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is iedereen, die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt, tot geheimhouding verplicht.

Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente de volgende beleidsmatige maatregelen getroffen:

• De bestuurlijke kerkenraad is verantwoordelijk voor het privacybeleid van de gemeente. Vragen over dit beleid kunnen worden gesteld aan de secretaris van de kerkenraad (kerkelijksecretaris@ngkgouda.nl).
• De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente. Dit gebeurt door het vermelden van dit privacy-statement in de welkomst-email voor nieuwe leden, publicatie op de website en verwijzing daarnaar in de kerk app.
• De bezoekers van de gemeente en andere geïnteresseerden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente. Dit gebeurt door publicatie van dit privacy-statement op de website.
• De kerkenraad evalueert het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement) één keer per drie jaar, of vaker indien nodig.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij de bestuurlijke kerkenraad.

De AVG geeft betrokkenen de volgende rechten:

1. Het recht op dataportabiliteit.
   Het recht (van een persoon) om persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of het recht (van de verwerkende organisatie) om deze te verstrekken aan een andere partij.
2. Het recht op vergetelheid.
   Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
3. Recht op inzage.
   Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
4. Recht op rectificatie en aanvulling.
   Het recht (van een persoon) om de persoonsgegevens die de NGK Gouda verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd als men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
5. Het recht op beperking van de verwerking.
   Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
   Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. U krijgt bijvoorbeeld alleen een brief van de kerk als een persoon daarbij heeft besloten u de brief te sturen, niet omdat een computersysteem u een automatisch bericht stuurt.
7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via: scriba@ngkgouda.nl 

Uitschrijven

Een uitschrijving als lid van de kerk houdt in dat u uit de ledenadministratie wordt verwijderd. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de kerkenraad rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk. Een verzoek tot uitschrijving kunt u sturen aan: scriba@ngkgouda.nl 

 

II. GEGEVENSVERWERKINGEN

In de gemeente vindt er een aantal verwerkingen plaats van persoonsgegevens. In onderstaand overzicht staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.

1 Invulling van de ambten en commissies in de kerk

Situatie

De organisatie van de kerk kent een kerkenraad die leiding geeft aan de gemeente. In de kerkenraad zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden door de gemeente of door de kerkenraad. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen. Naast de kerkenraad zijn er diverse commissies in de kerk.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

• Naam en voornaam c.q. voorletters.
• Het ambt waarvoor betrokkenen geschikt wordt geacht

Grondslag

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van de behartiging van haar gerechtvaardigd belang.

2 Ledenadministratie en onderlinge betrokkenheid

Situatie

De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie. Omwille van de interne organisatie worden aan functionarissen in de kerk NAW-gegevens en contactgegevens verstrekt. Het betreft o.a. ambtsdragers, diaconaal en pastoraal ondersteuners, jeugdwerkleiders, kringleiders en commissieleden.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

Voor zover bij de gemeente bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:

• Namen:
  • Doopnamen / Voornamen c.q. voorletters.
  • Roepnaam
  • Achternaam (en evt Meisjesnaam)
• Geslacht
• Geboortedatum en -plaats
• Contactgegevens:
  • Straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats.
  • Emailadres
  • Telefoonnummers
• Kerkelijke gegevens:
  • Lidtype (of je dooplid, belijdend lid of gastlid bent)
  • Doopdatum, -plaats en -kerkBelijdenisdatum, -plaats en -kerkHuwelijksdatum, -plaats en -kerk
  • Kerkelijke bijzonderheden
• De wijk waarin betrokkene is ingedeeld.
• De kring waarvan betrokkene lid is.
• Gegevens in verband met het begin en einde van het lidmaatschap van de gemeente:
  • Datum van binnenkomst
  • Datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente.Datum van overlijden
  • Datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk.

Grondslag

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang.

3 Ledenlijst in de kerk app

Situatie

In de kerk app is de ledenlijst digitaal beschikbaar. De kerk app, beveiligd met een individueel wachtwoord, is uitsluitend toegankelijk voor leden van de gemeente. Leden kunnen zelf hun gegevens aanpassen in de kerk app. Periodiek worden de gegevens uit de kerk app gesynchroniseerd met de ledenadministratie.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

De volgende gegevens worden – indien beschikbaar – vermeld:

• Roepnaam
• Achternaam (en evt Meisjesnaam)
• Straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats.
• E-mailadres
• Telefoonnummers
• Geboortedatum

Grondslag

De gemeente verwerkt deze gegevens van gemeenteleden in de kerk app op basis van haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

4 Rollen en taken in de kerk app

Situatie
Gemeenteleden die een rol of taak in de gemeente hebben, worden op diverse plekken in de kerk app vermeld. De kerk app, beveiligd met een individueel wachtwoord, is uitsluitend toegankelijk voor leden van de gemeente.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

De volgende gegevens worden vermeld:

• Roepnaam
• Achternaam (en evt Meisjesnaam)
• Rol of taak

Grondslag

De gemeente verwerkt deze gegevens van gemeenteleden in de kerk app op basis van haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

5 Kerkblad

Situatie

In het kerkblad worden namen van leden van de gemeente genoemd. Maandelijks wordt een kerkblad verspreid in de gemeente. Het kerkblad wordt in de kerk app gepubliceerd. Leden die de kerk app niet gebruiken en waarvan een emailadres bekend is, krijgen het kerkblad via email toegestuurd. Daarnaast zijn er enkele leden die het kerkblad op papier ontvangen.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

Afhankelijk van de situatie de volledige naam en gegevens rondom geboorte, doop, belijdenis, huwelijk, verhuizing, onttrekking, ziekte, gezondheid, overlijden en andere bijzonder gebeurtenissen en omstandigheden.

Grondslag

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God. Voor het vermelden van gegevens over persoonlijke situaties heeft de gemeente toestemming verkregen van betrokkene.

6 Kerkdiensten

Situatie

Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd. De kerkdienst is publiekelijk te volgen via internet.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

Afhankelijk van de situatie de volledige naam en gegevens rondom geboorte, doop, belijdenis, huwelijk, verhuizing, onttrekking, ziekte, gezondheid, overlijden en andere bijzonder gebeurtenissen en omstandigheden.

Grondslag

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God. Voor het vermelden van gegevens over persoonlijke situaties heeft de gemeente toestemming verkregen van betrokkene.

7 Geluids- en beeldopnames

Situatie

Er worden opnames (geluid en beeld) van kerkdiensten gepubliceerd; deze zijn via een openbaar kanaal voor elke geïnteresseerde toegankelijk. Er is een gedeelte van de kerkzaal waar personen gegarandeerd niet in beeld komen.

Van sommige gemeentelijke activiteiten worden foto’s gepubliceerd in de besloten kerk app.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst op de geluids- en beeldopname herkenbaar te zien en/of te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.

Het is mogelijk dat bezoekers van een kerkelijk activiteit herkenbaar in beeld komen op een foto.

Grondslag

Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken (direct of op een later moment) plaatst de gemeente kerkdiensten (beeld en geluid) online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.

De gemeente verwerkt foto’s in de kerk app op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang om de gemeente
als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

Bewaartermijn

Alle gestreamde kerkdiensten kunnen op kerkdienstgemist.nl worden bekeken. De bewaartermijn is 1 jaar. Het beamteam beheert het kerkdienstgemist.nl account waarop de diensten staan. Diensten worden automatisch verwijdert door kerkdienstgemist.nl.

8 Functioneren website

Situatie

Bij bezoekers van onze website worden er cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

• IP-adres
• Surfgedrag
• Type apparaat

Grondslag

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.

9 Financiën

Situatie

De gemeente verzamelt gegevens met het oog op de financiële huishouding van de gemeente.

Welke gegevens zijn erbij betrokken:

• Naam en voornamen c.q. voorletters.
• Straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en/of e-mailadres.
• Bankrekeningnummer

Grondslag

Om voldoende financiën te verkrijgen voert de gemeente een financiële huishouding. Dit betreft gerechtvaardigde activiteiten en een gerechtvaardigd belang.

 

III. BEWAARTERMIJNEN

Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens gedurende 1 jaar in de ledenadministratie ten behoeve van:

• Rapportages aan de kerkenraad in oktober;
• Doorgeven van wijzigingen in het ledenbestand aan het landelijk kerkverband van de NGK;
• Noemen van geboortes, huwelijken en overledenen in de kerkdienst op oudejaarsavond.

IV. DOORGIFTE AAN DERDEN
De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken en van het landelijk verband van de Nederlandse Gereformeerde Kerken. Daarbij kan gedacht worden aan:

• Administratiekantoren.
• Pensioenfondsen.
• Landelijk verband Nederlandse Gereformeerde Kerken.

De gemeente geeft geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.